«Кадровик Плюс» - это правильный журнал для думающих людей. Это синтез жизненного опыта, профессионализма и высокой самоорганизации, необходимый для управления персоналом, грамотного ведения кадрового делопроизводства, оформления трудовых книжек и осмысления комментариев трудового законодательства.

    Книги кадровику

     
    Практический комментарий ТК РФ для работодателя
  Практический комментарий
ТК РФ для работодателя
     
    Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты
  Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты
   

    Партнеры

     
    Помощник кадровика

    Реклама

     
   
    Главная    |    Кадровик Плюс    |    Контакты   

Деловое письмо. Составление деловых писем

Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие?

1. Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, обычно посылается много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (т.н. СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов.

Первым делом разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Опыт показывает, что получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие — расположение к источнику положительных эмоций. К тому же, о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

Если вы все-таки не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень-то и уважаете.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали интересное предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

4. Напротив, очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости (например, «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале же почтовый курьер должен вручать его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

© Виктор Сороченко, 2003 г.

 
   

    Читателю

       
    Свежий номер
    Архив журнала
       

    Статьи

     
    Номенклатура дел
    Ведение «личных дел»
    Методические рекомендации
    Трудовые книжки
    Оформление приказов
    Кадровое делопроизводство
    Мифы и стереотипы
    Вопросы-ответы
    Правовой ликбез
     

    Кадровику на заметку

     
    Схемы действий
    «Ноу хау»
    Случаи из жизни
    Полезные ссылки

    Кадровые новости


13.03.2017
Принц пенсии 2.0. Сколько россияне смогут накопить на старость после новой реформы

Правительство хочет заставить россиян копить на пенсию. Мы подсчитали, можно ли из этого извлечь выгоду

Осенью 2013 года правительство впервые заморозило обязательные пенсионные накопления россиян. Казавшаяся временной, мера оказалась постоянной. После присоединения Крыма и начала экономического кризиса в 2014 году граждане окончательно лишились возможности в массовом порядке откладывать на старость живые деньги.

С тех пор экономические ведомства ломают голову над тем, как стимулировать население заботиться о своем будущем (очевидно, что при статус-кво это будут делать немногие состоятельные и сознательные граждане), а в то же время держать под контролем гигантский дефицит Пенсионного фонда РФ.

Сейчас в Белом доме обсуждается новая идея – дать будущим пенсионерам налоговые льготы в обмен на добровольные отчисления в негосударственные пенсионные фонды. Мы внимательно разобрали эти инициативы, подсчитали их выгоду для россиян по сравнению с существующей ситуацией и оценили, на какую прибавку к пенсии можно рассчитывать, если этот вариант будет воплощен в жизнь.

Как работает нынешняя система пенсионных отчислений?

Работодатель отчисляет 22% зарплаты каждого наемного работника в Пенсионный фонд РФ (ПФР). Эти деньги идут на выплаты тем, кто сейчас находится на пенсии.

Что предлагается изменить?

Добровольно отчислять в негосударственные пенсионные фонды дополнительные деньги сверх указанных 22% с зарплаты. Пока обсуждается вариант дополнительных отчислений до 10% дохода гражданина. Существуют две разные возможные схемы реформы. Одну предлагалоМинистерство экономического развития, вторая описана в концепции Минфина и ЦБ.

Процент отчислений будет определять каждый работающий россиянин самостоятельно. При этом, например, проект Минфина предполагает, что по умолчанию ставка отчислений на пенсию будет 0%, но если человек никак не обозначит свой выбор, она будет повышаться на 1 процентный пункт каждый год.

Согласно обеим концепциям, из добровольных ежемесячных взносов будет формироваться индивидуальный пенсионный капитал (ИПК), который будет передан негосударственным пенсионным фондам (НПФ) и управляющим компаниям. Первые будут отвечать за выплаты пенсий, а главной задачей последних будет защитить накопления граждан от инфляции за счет инвестирования на финансовых рынках.

В ИПК или в пенсионные баллы (коэффициент, на основе которого рассчитывается будущая страховая часть пенсии) можно будет перевести и старые пенсионные накопления – деньги, которые отчислялись из зарплаты россиян в период действия обязательной накопительной системы. Это не обязательно: если гражданин не напишет заявление о переводе, ранее накопленные деньги будут выплачены ему после выхода на пенсию в обычном порядке.

С чего бы россиянам вдруг начать заботиться о своей пенсии?

Оба министерства финансово-экономического блока предлагают ввести льготы по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) для тех, кто добровольно решит откладывать часть своих доходов в ИПК. Чем больше взнос, тем меньше налог. Будущие пенсионеры окажутся перед выбором: получать больше на руки здесь и сейчас или больше откладывать на старость.

Концепция Минфина и ЦБ предлагает еще и льготы для работодателей, сотрудники которых будут делать взносы в пенсионный капитал. Таким компаниям предложат вычет из налога на прибыль в размере сделанных наемными работниками выплат.

Что предлагают Минфин и ЦБ?

Базовая ставка НДФЛ останется прежней – 13%. При этом добровольные отчисления в пенсионные фонды будут уменьшать налоговую базу, облагаемую НДФЛ. Если с зарплаты 100 тысяч рублей вы будете отчислять в ИПК 3% каждый месяц, то НДФЛ будет платиться уже с суммы 97 тысяч рублей.

Максимальный размер вычета – 6%: отчислять на старость можно будет и больше 6%, но дополнительной налоговой скидки это не даст.

https://republic.ru/posts/80524  Георгий Неяскин 

Наш комментарий

Лет через 10 у правительства опять (само собой, разумеется) закончатся деньги. И тогда обманутыми окажутся уже следующие поколения будущих пенсионеров, поверивших Путину-Медведеву и подаривших свои накопления чиновникам из администрирующих и контролирующих, но весьма не компетентных в профессиональном смысле органов.

 


10.03.2017
Минэкономразвития придумало, как простимулировать россиян самим копить себе на пенсию. В министерстве обсуждают идею снизить НДФЛ тем, кто решил больше отчислять на пенсию с зарплаты, и поднять ставку тем, кто этого не хочет делать
О том, что Минэкономразвития обсуждает идею, которая будет стимулировать россиян откладывать на пенсию самостоятельно, пишут в пятницу «Ведомости» со ссылкой на федеральных чиновников.
По информации собеседников, министерство обсуждает возможность повышать или снижать ставку НДФЛ в зависимости от взносов в систему индивидуального пенсионного капитала. Так, согласно идее Минэкономразвития, если человек решит откладывать на пенсию 10% своей зарплаты, то и ставка НДФЛ у него будет 10%. Если же он не захочет откладывать на пенсию, то ставка НДФЛ для него вырастет до 15%. 13%-ная ставка сохранится у тех, кто откладывает на пенсию 4% зарплаты.
​Пока, как отмечают собеседники газеты, идея обсуждается лишь внутри министерства, расчеты — не окончательные.
Один из чиновников сообщил, что идея Минэкономразвития нравится первому вице-премьеру Игорю Шувалову. Однако в самом министерстве об этом не знают, добавляет газета. Представитель Шувалова заявил изданию, что официально предложения Минэкономразвития в аппарат первого вице-премьера не поступали.
Представитель Минфина от комментариев отказался. В ЦБ изданию сообщили, что регулятор не знаком с такой инициативой, но заявили о готовности рассмотреть ее в случае поступления. 
http://www.rbc.ru/economics/10/03/2017/58c20d209a794780a2c0c597?utm_source=main

15.02.2017
Набиуллина: государство не отдаст "замороженные" пенсии и предложит заплатить еще Глава ЦБ раскрыла очередные детали новой пенсионной системы Пенсионная реформа. Хроника преступления века

Глава Банка России Эльвира Набиуллина сообщила, что в рамках новой реформы пенсионной системы большинство россиян, по данным опроса, будут готовы добровольно отчислять в счет накопительных пенсий от 1 до 6 тысяч рублей в месяц.

При этом, как пишут «Ведомости», о прежних накопительных пенсиях, которые государство «замораживало» на протяжении ряда лет, Набиуллина предложила забыть: «Мы не видим большой вероятности того, что будут разморожены пенсионные накопления».

Суть новой системы будет заключаться в том, чтобы дать гражданам возможность перечислять в специально создаваемый Фонд индивидуального пенсионного капитала от 0 до 6% от своей зарплаты. При этом система будет предполагать «авто-подписку», т. е. изначально все будут включены в нее при условии нулевых отчислений, которые в течение ближайших лет будут увеличиваться до 6%, если сам гражданин не пожелает иного.

В качестве стимулов, рассказала Набиуллина, рассматриваются в том числе льготы по подоходному налогу и возможность софинансирования отчислений работника работодателем: при этом соответствующий закон пока еще не разработан.

Судьбу нынешних негосударственных пенсионных фондов, где аккумулируются накопительные пенсии россиян, Набиуллина не пояснила, хотя речь может идти о том, чтобы изъять у НПФ средства уже в течение текущего года.

Алексей Обухов 

http://www.mk.ru/economics/2017/02/15/nabiullina-gosudarstvo-ne-otdast-zamorozhennye-pensii-i-predlozhit-zaplatit-eshhe.html

 
 
   
Кадровик
Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правоохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.